Kostenvergleich Lizenzierte vs. Freie Software
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IT-Kostenvergleich für 20 Mitarbeiter: Microsoft 365 vs. Proxmox, Mailcow und OPNsense
Was kostet eine professionelle IT-Infrastruktur für ein Unternehmen mit rund 20 Mitarbeitern? In dieser kaufmännischen Beispielrechnung werden zwei technisch vergleichbare IT-Umgebungen gegenübergestellt.
Auf der einen Seite steht eine klassische Microsoft-basierte Infrastruktur mit Windows Server, Hyper-V, Active Directory, ExchangeMicrosoft Hybrid,365 Business Premium, Veeam, PRTG, NinjaOne und Sophos Firewall.
Auf der anderen Seite steht eine weitgehend Open-Source-basierte Infrastruktur mit Proxmox VE, Proxmox Backup Server, Samba Active Directory, Samba Fileserver, Mailcow Dockerized, Checkmk Raw, Tactical RMM und OPNsense Business Edition.
Verglichen werden zunächst die LizenzkostenLizenz- und Subscriptionkosten, anschließend die Einrichtungskosten und zuletzt die Kosten eines späteren Generations- oder Versionsupgrades.
Kalkulatorischer Stundensatz: 100 Euro netto pro Stunde.
Die beiden IT-Lösungen im Vergleich
System 1: Microsoft-basierte Infrastruktur
- Windows Server
- Hyper-V
- Active Directory Domain Controller
- Windows Fileserver
- Microsoft 365 Business Premium
System 2: Proxmox- und Open-Source-Infrastruktur
- Proxmox VE Basic
- Proxmox Backup Server
- Samba Active Directory Domain Controller
- Samba Fileserver
- Mailcow Dockerized
- Checkmk Raw
- Tactical RMM mit Amidaware Code Signing
- OPNsense Business Edition
1. Lizenzkosten: Microsoft 365 gegen Proxmox und Open Source
Die laufenden Lizenz- und Subscriptionkosten stellen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen einen wesentlichen Teil der langfristigen IT-Kosten dar.
Für diese Beispielrechnung werden rund 20 Benutzer beziehungsweise rund 20 verwaltete Arbeitsplätze angenommen.
| Funktion | System 1 | Kosten System 1 | System 2 | Kosten System 2 |
|---|---|---|---|---|
| Windows Server / Hyper-V | ca. 2.500 € einmalig |
Proxmox VE Basic | 370 € / Jahr je belegtem CPU-Sockel | |
| Domain Controller | Windows Active Directory | über Windows Server und CALs | Samba Active Directory | 0 € |
| Fileserver | Windows Fileserver | über Windows Server und CALs | Samba Fileserver | 0 € |
| 20 × 19,06 € × 12 Monate ca. |
Mailcow Dockerized | 0 € | ||
| Backup Microsoft 365 |
ca. 412 € / Jahr
Speicher gegebenenfalls zusätzlich Backup Mail / Fileserver über Proxmox Backup Server
0 € zusätzliche Lizenzkosten Server- und VM-Backup Veeam Data Platform Essentials ca. 400–450 € / Jahr Proxmox Backup Server 0 €
ohne optionale Support-Subscription Monitoring PRTG 500 ca. 2.050–2.100 € / Jahr Checkmk Raw 0 € Remote Monitoring & Management NinjaOne RMM ca. 770–800 € / Jahr
bei rund 20
zzgl. einmaliger
Ergebnis der jährlichen Lizenzkosten
Die Microsoft-basierte Lösung verursacht damit in dieser BeispielkonfigurationKonfiguration ungefähr 4.6008.750 bis 4.8008.900 Euro wiederkehrendean Lizenz-wiederkehrenden Software-, Cloud- und Subscriptionkosten pro Jahr.
Die Proxmox- und Open-Source-basierte Lösung liegt dagegen bei ungefähr 1.035 Euro pro Jahr.
DieUnterschied: Einsparungrund beträgt damit etwa 3.6007.700 bis 3.8007.850 Euro pro Jahr.
Das entspricht einer Reduzierung der wiederkehrenden Softwarekosten von ungefähr 88 Prozent.
Kosten pro Mitarbeiter
Microsoft 365 Business Premium ist mehr als E-Mail
Microsoft 365 Business Premium beinhaltet neben Exchange Online auch Office-Anwendungen, Microsoft Teams, Entra ID, Intune, Defender for Business und weitere Sicherheitsfunktionen.
Diese Funktionen sind bei einem direkten Kostenvergleich zu berücksichtigen. Der Vergleich soll deshalb nicht suggerieren, dass Mailcow alleine funktional vollständig Microsoft 365 Business Premium ersetzt.
Betrachtet wird hier primär die kaufmännische Seite einer Unternehmensinfrastruktur aus Serverdiensten, Mail, Backup, Monitoring, RMM und Firewall.
Microsoft 365 muss ebenfalls gesichert werden
Auch bei einer Cloud-Lösung sollten geschäftskritische Daten unabhängig gesichert werden.
Dazu gehören insbesondere:
Deshalb wurde für die Microsoft-Seite ein zusätzlicher Backup-Kostenblock eingeplant.
Sophos Firewall vs. OPNsense Business Edition
Für einen Betrieb mit etwa 20 Mitarbeitern kann beispielsweise eine Sophos XGS 108 eingesetzt werden.
Zusätzlich zur Hardware fallen bei aktiviertem Xstream Protection laufendejährliche Subscriptionkosten an.
Die OPNsense Business Edition arbeitet dagegen mit einem wesentlichdeutlich schlankeren SubscriptionmodellLizenzmodell und kostet unabhängig von der Appliance rund 149 Euro netto pro Installation und Jahr.Jahr.
NinjaOne vs. Tactical RMM
NinjaOne arbeitetwird typischerweise mitpro einemverwaltetem nutzer-Endpunkt beziehungsweise endpointbasierten Lizenzmodell.lizenziert.
Tactical RMM kann selbst betrieben werden. Mit der Amidaware Tier-1- Subscription stehen zusätzlich unterkommerzielle anderemFunktionen wie Code Signing und weitere kommerzielle Funktionen zur Verfügung.
Die Subscription unterstützt bis zu 199 Endpunkte. Gerade bei steigenderwachsender Zahl verwalteter EndpunkteGerätezahl kann sich dadurch ein deutlicher Kostenvorteil ergeben.
2. Einrichtungskosten: Microsoft vs. Proxmox und Open Source
Neben den Lizenzkosten ist der tatsächliche Arbeitsaufwand für Installation, Konfiguration und Datenmigration ein zentraler Kostenfaktor.Bestandteil der Gesamtkosten einer IT-Infrastruktur.
Grundlage:Für diese Berechnung gilt ein durchschnittlicher IT-Dienstleistungssatz von 100 Euro netto pro Arbeitsstunde.Arbeitsstunde.
Einrichtung System 1: Windows Server, Exchange,Microsoft 365, Hyper-V und Sophos
| Komponente | Arbeitszeit | Kosten |
|---|---|---|
| Windows Server und Hyper-V | ca. 3 Stunden | 300 € |
| Active Directory und Fileserver inkl. Datenübernahme | ca. 4–5 Stunden | 400–500 € |
| Exchange Hybrid / Microsoft-365-Mailmigration | ca. 8–12 Stunden | 800–1.200 € |
| Veeam Server-/VM-Backup | ca. 1–2 Stunden | 100–200 € |
| Microsoft-365-Backup |
Einrichtung System 2: Proxmox, Samba, Mailcow und OPNsense
| Komponente | Arbeitszeit | Kosten |
|---|---|---|
| Gesamt | ca. 13–14 Stunden | ca. 1.300–1.400 € |
| Proxmox VE inklusive Proxmox Backup Server | ca. 2 Stunden | 200 € |
| Samba DC und Fileserver aus LXC Toolbox inkl. Datenübernahme | ca. 3–4 Stunden | 300–400 € |
| Mailcow Dockerized aus LXC Toolbox inkl. Datenübernahme | ca. 4 Stunden | 400 € |
| Checkmk Raw aus LXC Toolbox mit sysops Push Agent | ca. 1 Stunde | 100 € |
| Tactical RMM inkl. Amidaware Code Signing | ca. 1 Stunde | 100 € |
| OPNsense Business Edition | ca. 2 Stunden | 200 € |
Direkter Vergleich der Einrichtungskosten
| Kostenblock | Microsoft / Sophos | Proxmox / Open Source / OPNsense |
|---|---|---|
| Arbeitsaufwand | ca. |
ca. 13–14 Stunden |
| Einrichtungskosten | ca. 2. |
ca. 1.300–1.400 € |
Die standardisierte Proxmox- und Open-Source-basierte Umgebung benötigt damit in dieserdiesem standardisiertenBeispiel Beispielkonfigurationweniger ungefährals die Hälfte der Einrichtungszeit.
Ein wesentlicher Grund ist der Einsatz standardisierter Installationswege und vorgefertigtervorbereiteter LXC-Toolbox-Systeme für Samba, Mailcow und Checkmk.
3. Kosten eines Generations- oder Versionsupgrades
Neben denLizenz- laufendenund LizenzkostenEinrichtungskosten spielen auch spätere Generationswechsel eine wichtige Rolle bei der Total Cost of Ownership einer IT-Infrastruktur.Ownership.
Generationsupgrade der Microsoft-Infrastruktur
| Komponente | Geschätzter Aufwand | Kosten |
|---|---|---|
| Windows Server / Hyper-V | 3–4 Stunden | 300–400 € |
| Active Directory / Fileserver | 2–3 Stunden | 200–300 € |
| Exchange Hybrid / Microsoft 365 | 4–12 Stunden | 400–1.200 € |
| Veeam |
Bei einem echten Wechsel auf eine neue Windows-Server-Generation können zusätzlich neue Windows-Server- und CAL-Lizenzen notwendigerforderlich werden.
Werden dafür kalkulatorisch noch einmalnochmals rund 2.500 Euro angesetzt, ergeben sichentstehen für einen komplettenvollständigen Generationswechsel Gesamtkosten von ungefähr 3.750850 bis 4.750850 Euro netto.
Generationsupgrade der Proxmox- und Open-Source-Infrastruktur
Bei Proxmox VE, Proxmox Backup Server, Debian, Samba, Mailcow, Checkmk, Tactical RMM und OPNsense erfolgen Versionswechsel überwiegend über Paketverwaltung, integrierte Upgrade-Prozeduren oder Docker.
In einer standardisierten Umgebung istwird deshalb pro Komponente häufigmit maximal etwaungefähr eineeiner Stunde Arbeitszeit erforderlich.kalkuliert.
| Komponente | Maximaler Aufwand | Kosten |
|---|---|---|
| Gesamt | max. 7 Stunden | max. 700 € |
| Proxmox VE | max. 1 Stunde | 100 € |
| Proxmox Backup Server | max. 1 Stunde | 100 € |
| Samba DC / Fileserver | max. 1 Stunde | 100 € |
| Mailcow Dockerized | max. 1 Stunde | 100 € |
| Checkmk Raw | max. 1 Stunde | 100 € |
| Tactical RMM | max. 1 Stunde | 100 € |
| OPNsense Business Edition | max. 1 Stunde | 100 € |
Direkter Vergleich der Upgrade-Kosten
| Kostenblock | Microsoft / Sophos | Proxmox / Open Source / OPNsense |
|---|---|---|
| Arbeitskosten | ca. 1. |
max. 700 € |
| Neue Server-/CAL-Lizenzen | ggf. ca. 2.500 € | 0 € |
| Generationswechsel gesamt | ca. 3. |
max. 700 € |
Gesamtergebnis: IT-Kosten für 20 Mitarbeiter im Vergleich
| Kostenblock | Microsoft / Sophos | Proxmox / Open Source / OPNsense |
|---|---|---|
| Laufende Lizenz-, Cloud- und Subscriptionkosten | ca. |
ca. 1.035 € / Jahr |
| Einrichtungskosten | ca. 2. |
ca. 1.300–1.400 € |
| Arbeitskosten Generationsupgrade | ca. 1. |
max. 700 € |
| Neue Server-/CAL-Lizenzen beim Generationswechsel | ggf. ca. 2.500 € | 0 € |
| Generationswechsel gesamt | ca. 3. |
max. 700 € |
Kaufmännische Kernaussage
Bei 20 Mitarbeitern entstehen im Microsoft-Szenario in dieser Beispielrechnung wiederkehrende Software- und Subscriptionkosten von knapp 8.800 Euro pro Jahr.
Die Proxmox- und Open-Source-basierte Infrastruktur liegt bei ungefähr 1.035 Euro pro Jahr.
Über fünf Jahre ergibt allein die Differenz der wiederkehrenden Softwarekosten bereits eine Größenordnung von ungefähr 38.000 Euro.
Einrichtungskosten und spätere Generationswechsel sind dabei noch nicht eingerechnet.
Fazit: OpenLizenzkosten Sourcesind nur ein Teil der Total Cost of Ownership
Ein fairer IT-Kostenvergleich darf nicht ausschließlich auf den Kaufpreis einer Serverlizenz schauen.
Entscheidend sind die gesamten laufenden Kosten für Cloud-Dienste, Mail, Backup, Monitoring, Remote Management, Firewall-Subscriptions und spätere Versionswechsel.
Gerade Microsoft 365 Business Premium bietet einen großen Funktionsumfang, verursacht bei 20 Mitarbeitern aber bereits einen erheblichen wiederkehrenden Kostenblock.
Zusätzlich müssen auch die dort gespeicherten Unternehmensdaten in ein Backup-Konzept aufgenommen werden.
Die Proxmox-, Samba-, Mailcow-, Checkmk-, Tactical-RMM- und OPNsense-basierte Lösung kann die IT-Betriebskostenwiederkehrenden deutlichSoftwarekosten reduzierendagegen erheblich reduzieren.
DerDurch Vergleichstandardisierte zeigt,Installationsverfahren, dassLXC-Toolbox-Systeme, sichPaketverwaltung und Docker können zusätzlich die UnterschiedeEinrichtungs- zwischenund beidenUpgrade-Kosten IT-Konzeptengeringer nicht nur auf Lizenzkosten beschränken.ausfallen.
BereitsFür bei der Einrichtung benötigt die standardisierte Proxmox- und Open-Source-Umgebung in diesem Beispiel nur rund 13 bis 14 Arbeitsstunden, während die Microsoft-basierte Umgebung bei rund 27 bis 33 Stunden liegt.
Noch deutlicher wird der Unterschied bei den laufenden Lizenzkosten. Während Windows Server, Exchange, Veeam, PRTG, NinjaOne und Sophos zusammen mehrere Tausend Euro pro Jahr verursachen können, liegen die wiederkehrenden Kosten für Proxmox VE Basic, Tactical RMM und OPNsense Business Edition erheblich niedriger.
Zusätzlich können spätere Versions- und Generationswechsel bei Proxmox, Samba, Mailcow und anderen Linux-basierten Komponenten häufig mit geringem Aufwand über Paketverwaltung oder Docker durchgeführt werden.
Unternehmen solltenist deshalb nichteine ausschließlichBetrachtung die Anschaffungskosten einer IT-Plattform betrachten, sondern immer dieder Total Cost of Ownership über mehrere Jahre. wesentlich aussagekräftiger als der reine Vergleich einzelner Lizenzpreise.
Häufige Fragen zum IT-Kostenvergleich
Was kostet Microsoft 365 Business Premium für 20 Mitarbeiter?
Bei einem angenommenen Preis von 19,06 Euro netto pro Benutzer und Monat entstehen für 20 Benutzer ungefähr 4.574 Euro netto pro Jahr.
Muss Microsoft 365 zusätzlich gesichert werden?
Für geschäftskritische Daten ist ein unabhängiges Backup empfehlenswert. Dazu gehören insbesondere Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams. In dieser Beispielrechnung wird deshalb ein zusätzlicher Backup-Kostenblock berücksichtigt.
Ist Open Source für Unternehmen wirklich kostenlos?
Viele Open-Source-Produkte können ohne klassische LizenzkostenLizenzgebühren genutzt werden. Kosten entstehen trotzdem durchfür Installation,Einrichtung, Betrieb, Wartung, Support,Backup, Monitoring, BackupAdministration und Administration.gegebenenfalls kommerziellen Support.
Was kostet Proxmox VE für kleine Unternehmen?
Eine Proxmox VE Basic Subscription kostet derzeit rund 370 Euro netto pro Jahr und belegtem CPU-Sockel.
Was kostet OPNsense Business Edition?
Die OPNsense Business Edition kostet derzeit rund 149 Euro netto pro Installation und Jahr.
Was kostet Tactical RMM mit Code Signing?
Die Amidaware Tier-1-Subscription für Tactical RMM liegt derzeit beikostet ungefähr 600 US-Dollar pro Jahr und unterstützt bis zu 199 Endpunkte. Code Signing ist enthalten.
Warum sind Versionsupgrades bei Proxmox und Open Source ofthäufig günstiger?
Viele Komponenten könnenwerden direkt über Paketverwaltung, integrierte Upgrade-Prozeduren oder Docker aktualisiertaktualisiert. werden.Dadurch kann der Arbeitsaufwand geringer ausfallen. Neue Betriebssystem-Server- oder Benutzerlizenzen sind bei normalen Versionswechseln meisttypischerweise nicht erforderlich.
Warum istkann die Einrichtung mit LXC Toolbox schneller?schneller sein?
Standardisierte LXC-Templates und vorbereitete Installationsroutinen reduzieren den manuellen Installations- und Konfigurationsaufwand. Dadurch lassen sich Systeme wie Samba, Mailcow und Checkmk schnellerkönnen dadurch reproduzierbar bereitstellen.und mit geringerem Zeitaufwand bereitgestellt werden.
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