Die beiden IT-Lösungen im Überblick

System 1: Microsoft 365 Cloud-only

System 2: Proxmox und Open Source

Bei einem 20-Mitarbeiter-Betrieb überschneiden sich dabei zahlreiche Funktionen. Active Directory, Exchange, Endpoint-Schutz und Geräteverwaltung sind zumindest teilweise bereits über Microsoft 365 Business Premium abgedeckt.

Ein Vergleich gegen eine solche Doppelstruktur würde die Microsoft-Seite entsprechend verteuern.

1. Laufende Lizenz- und Subscriptionkosten

Grundlage sind 20 Benutzer und etwa 20 verwaltete Arbeitsplätze.

Alternative: Microsoft 365 mit lokalem Synology-Backup

Wer Microsoft 365 lieber lokal sichert, kann beispielsweise eine Synology DS925+ mit Active Backup for Microsoft 365 einsetzen. Für Active Backup fallen keine zusätzlichen Benutzerlizenzen an.

Damit sinken die jährlichen Softwarekosten im Cloud-Modell auf ungefähr 5.450 Euro, sofern zusätzlich eine günstige Offsite-Kopie vorgesehen wird.

Lizenzkosten im direkten Vergleich

Betrachtet man ausschließlich die Lizenz- und Subscriptionkosten, ist die selbst betriebene Open-Source-Infrastruktur deutlich günstiger. Dieser Vergleich bildet jedoch noch nicht die gesamten Betriebskosten ab.

2. Hardware, Strom und Infrastruktur

Beim Hardwarebedarf kehrt sich das Bild um: Das Cloud-Modell benötigt beim Kunden keinen klassischen Virtualisierungshost.

Über fünf Jahre werden für den Open-Source-Stack in dieser Kalkulation allein für Hardware, Strom und Infrastruktur ungefähr 19.000 bis 23.500 Euro angesetzt.

Das Cloud-Modell liegt in diesem Bereich bei ungefähr 500 bis 2.100 Euro.

3. Einrichtungskosten

Als kalkulatorischer Dienstleistungssatz werden 100 Euro netto pro Stunde verwendet.

Einrichtung Microsoft 365 Cloud-only

Eine Cloud-Migration ist kein reiner Kopiervorgang. Berechtigungsmodelle ändern sich, Geräte werden von klassischem Domain Join auf Entra Join umgestellt und der Microsoft-365-Tenant muss abgesichert werden.

Einrichtung Proxmox und Open Source

Durch standardisierte Installationswege und vorbereitete Templates lässt sich die lokale Infrastruktur in dieser Kalkulation deutlich schneller bereitstellen.

Einrichtungskosten im direkten Vergleich

4. Kosten von Generations- und Versionswechseln

Microsoft Cloud-only

Bei Exchange Online, SharePoint, Entra ID und Intune gibt es keinen klassischen Server-Generationswechsel beim Kunden mehr. Microsoft aktualisiert die Plattform fortlaufend.

Proxmox und Open Source

Versionswechsel erfolgen weitgehend über Paketverwaltung, dokumentierte Upgrade-Pfade oder Docker.

5. Laufender Betrieb

Einer der wichtigsten Kostenblöcke ist der laufende Betrieb. In reinen Lizenzvergleichen wird dieser häufig nicht berücksichtigt.

Anwendersupport ist in beiden Modellen nicht eingerechnet.

Gesamtkosten über fünf Jahre

Kaufmännische Kernaussage dieser Kalkulation

Betrachtet man ausschließlich Lizenzkosten, ist der Proxmox- und Open-Source-Stack deutlich günstiger.

Werden jedoch zusätzlich Serverhardware, Backup-Hardware, Strom, Infrastruktur und insbesondere laufende Betriebsstunden berücksichtigt, verschiebt sich die Rechnung.

In dieser Kalkulation liegt die Microsoft-365-Cloud-Lösung über fünf Jahre bei etwa 53.000 bis 68.000 Euro, der selbst betriebene Open-Source-Stack bei etwa 67.000 bis 96.000 Euro.

Dieser Unterschied basiert wesentlich auf den angesetzten Hardware- und Betriebsstunden und ist deshalb stark von der tatsächlichen Betriebsorganisation abhängig.

Was eine Microsoft-365-Cloud-only-Lösung voraussetzt

Ein serverloses Cloud-Konzept funktioniert nicht in jeder Umgebung. Vor einer Entscheidung sollten insbesondere folgende Punkte geprüft werden:

• Branchensoftware: Gibt es eine SaaS-Version oder benötigt die Anwendung weiterhin einen Server?
• Datenmengen: CAD-Daten, Videoarchive oder große Bildbestände eignen sich nicht immer ideal für SharePoint und OneDrive.
• Internetanbindung: Eine zweite Internetleitung oder LTE-/5G-Fallback sollte berücksichtigt werden.
• Drucker und Scanner: klassische Scan-to-Folder-Konzepte müssen gegebenenfalls ersetzt werden.
• WLAN-Authentifizierung: ohne lokalen NPS/RADIUS werden alternative Authentifizierungskonzepte benötigt.
• Telefonanlage: eine lokale PBX kann zum letzten lokalen Serversystem werden.
• Mail-Archivierung: Backup und revisionssichere Archivierung sind getrennte Anforderungen.
• Sicherheitskonfiguration: Conditional Access, MFA, Break-Glass-Konten und LAPS müssen aktiv konfiguriert werden.
• Datenschutz: Auftragsverarbeitung, Verfahrensverzeichnis und Datenstandorte müssen dokumentiert werden.
• Exit-Strategie: Unternehmen sollten bereits vor dem Einstieg festlegen, wie Daten und Identitäten später wieder exportiert werden können.

Fazit: Cloud oder Proxmox? Entscheidend ist die Gesamtrechnung

Wer ausschließlich Lizenzkosten betrachtet, sieht im Proxmox- und Open-Source-Stack einen erheblichen Kostenvorteil.

Eine vollständige Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung umfasst jedoch auch Serverhardware, Backup-Systeme, Strom, USV, Infrastruktur, Einrichtung, Updates und den laufenden Administrationsaufwand.

In der hier dargestellten Kalkulation liegt das Microsoft-365-Cloud-Modell über fünf Jahre niedriger, weil zentrale Infrastruktur, Hardwarebetrieb und Plattformupdates an Microsoft beziehungsweise weitere Cloud-Anbieter ausgelagert werden.

Der Preis dafür ist eine stärkere Abhängigkeit von Cloud-Diensten und externen Anbietern.

Eine selbst betriebene Proxmox-, Samba-, Mailcow- und OPNsense-Umgebung kann dagegen sinnvoll sein, wenn Datenhoheit, lokale Branchensoftware, große Datenbestände oder Unabhängigkeit von Cloud-Plattformen wichtiger sind als eine möglichst geringe Betriebsverantwortung.

Entscheidend ist deshalb nicht der einzelne Lizenzpreis, sondern die Total Cost of Ownership über mehrere Jahre und die Frage, wer die technische Verantwortung übernehmen soll.

Häufige Fragen zum IT-Kostenvergleich

Was kostet Microsoft 365 Business Premium für 20 Mitarbeiter?

Bei einem angesetzten Preis von 19,06 Euro netto pro Benutzer und Monat ergeben sich für 20 Benutzer rund 4.574 Euro pro Jahr.

Muss Microsoft 365 zusätzlich gesichert werden?

Geschäftskritische Daten aus Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams sollten unabhängig gesichert werden. Möglich sind beispielsweise Cloud-Backup-Dienste oder eine lokale Synology mit Active Backup for Microsoft 365.

Braucht ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern noch einen Server?

Das hängt insbesondere von der Branchensoftware und den Datenmengen ab. Wenn alle Anwendungen als SaaS verfügbar sind und Daten in Microsoft 365 abgelegt werden können, kann ein lokaler Server entfallen.

Ist Open Source für Unternehmen kostenlos?

Viele Open-Source-Produkte verursachen keine klassischen Lizenzkosten. Trotzdem entstehen Kosten für Hardware, Einrichtung, Administration, Backup, Strom, Monitoring, Endpoint-Security und gegebenenfalls Support.

Was kostet Proxmox VE für kleine Unternehmen?

In dieser Kalkulation wird für Proxmox VE Basic mit rund 370 Euro pro belegtem CPU-Sockel und Jahr gerechnet.

Was kostet OPNsense Business Edition?

In dieser Kalkulation werden rund 149 Euro pro Installation und Jahr angesetzt, jeweils zuzüglich Hardware.

Was kostet Tactical RMM mit Code Signing?

Für Amidaware Tier 1 werden hier rund 600 US-Dollar pro Jahr kalkuliert. Unterstützt werden bis zu 199 Endpunkte, Code Signing ist enthalten.

Warum ist die Cloud-Migration zunächst teurer?

Eine Migration zu Microsoft 365 verändert die Struktur: Fileserver-Berechtigungen müssen für SharePoint neu geplant, Geräte auf Entra Join umgestellt und Sicherheitsrichtlinien für Intune und Conditional Access eingerichtet werden.

Warum können Open-Source-Upgrades günstig sein?

Proxmox, Samba, Mailcow und andere Linux-basierte Systeme verfügen über Paketverwaltung, dokumentierte Upgradepfade oder Docker-basierte Aktualisierungen. Bei standardisierten Umgebungen kann der technische Aufwand deshalb gering bleiben.